Las videoconferencias crecieron a lo largo de 2020 debido a la pandemia, siendo usada por un gran número de empresas de todo el mundo. El teletrabajo se mantiene como parte importante de la empresa, por ello la apuesta pasa por contar con una aplicación que se adapte a todas las necesidades, ya sea una pequeña o gran empresa.
Una de las aplicaciones que creció a lo largo de estos años ha sido Zoom, una herramienta desarrollada por Eric Yuan en 2011, y que no ha despegado hasta hace relativamente los tres últimos años. Zoom es una app con la que hacer una reunión con hasta unos 100 participantes como máximo permitido.
Los participantes van a recibir un correo con un link, pulsando sobre él te va a llevar a la reunión creada por un administrador, que podrá estar, ver y grabar la sesión. Vamos a explicarte cómo programar una reunión en Zoom, ya sea tanto de la versión web como en tu teléfono móvil.
Zoom, una herramienta con versión gratuita
Zoom por el momento añade una versión gratuita de la aplicación, aunque tiene límites, entre ellos las sesiones creadas tiene una duración máxima de 40 minutos. El límite además de los participantes es de 100, creciendo en las versiones de pago de la plataforma creada por Yuan.
La aplicación dispone de un entorno bastante fácil, su funcionamiento es sencillo y podemos hacer una llamada con un gran grupo de personas, teniendo la decisión siempre el admin. Será el que incluso controle todo acerca de los que entran, pudiendo silenciar y hasta quitar la imagen de vídeo a los usuarios.
Entre sus limitaciones, Zoom en su versión gratuita tampoco incluye espacio de almacenamiento, aunque añade una pizarra, además el administrador y las personas podrán hablar mediante texto y compartir archivos. El admin será el que decida cuando finaliza la sesión, teniendo el tiempo limitado (40 minutos en la versión gratuita e ilimitado en las otras versiones de pago).
El primer paso, regístrate
Para poder empezar una reunión necesitas de un registro breve, pero que tiene que pasar cualquier persona física o empresa, dependiendo del uso que le vayas a dar, debes crear una cuenta. Gracias a ella vas a poder acceder siempre con el perfil, además de añadir una foto e información tuya.
A la hora de crear una cuenta, existen tres posibilidades, uno hacerlo por la página web de Zoom, programa de pC, la otra es mediante la aplicación de Android e iOS. Cualquiera de ellas es válida, recuerda poner siempre un correo auténtico para recibir el link de validación una vez completes el formulario de registro.
Para darse de alta en Zoom, haz lo siguiente:
- Accede a la página de Zoom en este link, si es en la aplicación, descarga la misma desde la Play Store, instala y ve al apartado «Registrarse»
- Elige el mes en que has nacido, día y año, dale a «Continuar» y espera que cargue la siguiente ventana
- Pon una dirección de correo completa, con el @ y su terminación, elige una que no esté en uso y dale a «Registrarse»
- Pulsa en confirmar y listo, ahora recibirás un correo de validación, tienes que pulsar en el link para activar la cuenta
- Ya puedes hacer con tu cuenta para crear una reunión en la plataforma
Si ya te has registrado previamente, recuerda poder entrar con el correo electrónico y la contraseña, esta misma se genera una vez hayas introducido el email. El usuario que lo requiera va a poder acceder con su cuenta siempre que lo quiera, además de poder ir programando reuniones periódicas.
Cómo programar una reunión en Zoom
A la hora de programar una reunión de zoom, lo apropiado es que se avise a los integrantes de que será a una hora en punto, si no es así no van a llegar a la misma. Intenta siempre mantener una hora determinada, donde todos los partcipantes suelan estar disponiles, por ello lo mejor es escoger una hora intermedia.
La programación de una reunión depende siempre del administrador, si no has hecho una anteriormente lo mejor es que mires cómo crear una rápidamente. Debes poner alguna información, esto será de mucha valía para aquellos que quieran participar en ella, ya sean amigos o bien trabajadores si es una cuenta de empresa.
Si quieres programar una reunión de Zoom, realiza los pasos siguientes:
- Abre la página, programa de PC o aplicación de Zoom
- Inicia sesión con tu cuenta de correo electrónico, si lo has hecho ya anteriormente omite este paso
- Si lo haces desde la página web, en el lateral izquierdo, pulsa en «Reuniones» y luego dale a «Programar reunión»
- Ahora te aparecerá una nueva ventana, aquí debes rellenar todos los campos vacíos, entre ellos la fecha de empezar, pon el día que quieres que empiece, la hora (si es AM o PM), además del nombre de la reunión, el último punto es elegir la duración, el plan básico (free) ofrece un tope máximo de 40 minutos
- Dale a «Guardar»
- Después de esto te aparecerá un gran numero de opciones, entre ellas el enlace de invitación, copia el ID de la reunión y la contraseña, el primero de ellos es válido en todo momento, la clave también para los que entren
- Pulsa en «Iniciar» y espera a que la misma empiece, si la has puesto a una hora determinada, pon un aviso en tu teléfono y verás como puedes entrar siendo el anfitrión, por lo que vas a ir viendo a aquellas personas conectadas
Descarga la aplicción en Android
El usuario de Android tiene en la aplicación uno de los mejores elementos, sobre todo a la hora de poder conectarse rápido y mostrando la imagen con la cámara delantera. Solo tienes que ir dando los distintos permisos para empezar a operar con la aplicación.
En ella los pasos a seguir son similares a la de la aplicación vía web, el programa para PC es idéntico, solo que cambia la estética un poco si es comparado a la del teléfono. En iOS es igual que pasa en el dispositivo móvil con sistema Google, con unos pocos pasos creas una reunión, así como programarla.
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