"Si ya sabes lo que tienes que hacer y no lo haces, entonces estás peor que antes" — Confucio.
El método de las 5S es otro de los maravillosos legados que nos ha dejado la revolución empresarial de los años 60. Se trata de un conjunto de buenas prácticas para llevar un sistema de trabajo a su estado más eficiente y mantenerlo así en el tiempo. Forma parte del método Toyota, aplicado en la expansión japonesa tras la Segunda Guerra Mundial como alternativa a la cadena de montaje de Henry Ford.
Las 5S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones que lo utilizan, sobre todo del tipo de empresas industriales, de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones. El método también fue adaptado posteriormente en occidente bajo el término inglés, Lean Manufacturing o Just In Time (JIM) y este sí se ha explicado más para aplicarlo personas independientes. Aunque es fundamentalmente lo mismo.
Su nombre, 5S, proviene de las primeras letras de las palabras japonesas que conforman los cinco puntos a seguir para aumentar el orden y la eficiencia del lugar de trabajo con el objetivo de incidir positivamente en la productividad. Las palabras son: ’seiri’, ‘seiton’, ‘seisō’, ‘seiketsu’ y ‘shitsuke’; y significan: Clasificar, ordenar racionalmente, eliminar la suciedad, estandarizar y mantener la disciplina.
Lo cierto es que, como se apreciará, las 5S se pueden aplicar a cualquier cosa, aunque estén pensadas para una empresa, también pueden usarse en tu oficina personal, un espacio que nada tenga que ver con el trabajo, una escuela y hasta en una rutina.
Seiri: Identificar los elementos que son necesarios, separarlos de los innecesarios y desprenderse de estos últimos, evitando que vuelvan a aparecer.
Seiton: Colocar los objetos que se utilizan cada pocas horas dentro del espacio al que podamos llegar estirando los brazos, los usados una vez por día cerca del lugar y los que se usan con menos frecuencia —semanalmente o al mes— más lejos del área y así sucesivamente hasta que todo esté en orden de frecuencia.
Seisō: Una vez despejado y ordenado el espacio de trabajo, es mucho más fácil limpiarlo (seisō). La limpieza es una regla indispensable de la metodología de trabajo japonesa. Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, y en realizar las acciones necesarias para que no vuelvan a aparecer desde el comienzo de la jornada. Os sonará ver niños japoneses limpiando el aula antes de dar la clase, esto es basado en el seisō: “uno debe tratar el lugar en el que trabaja como si fuera su propio hogar”.
Seiketsu: Consiste evitar situaciones irregulares o anómalas, mediante normas sencillas, visibles para todos, que se conviertan en el estándar. Se pretende que las fases anteriores se conviertan en un hábito, de forma que se lleven a cabo naturalmente. Para lograr que las prácticas anteriores se conviertan en un estándar, los japoneses suelen incentivar la competición entre departamentos y la comparación de la sociedad en general. “Todos hacen lo correcto porque todos lo hacen”. La sociedad en general se convierte en el buen ejemplo de sí misma, de forma que los “errores” se detectan y rechazan rápidamente.
Shitsuke: Se trata del comportamiento y la actitud adecuada. Se pretende trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas, comprobando el seguimiento del sistema 5S y elaborando acciones de mejora continua, cerrando el ciclo PDCA (planificar, hacer, verificar y actuar) . Si esta etapa se aplica sin el rigor necesario, el sistema 5S pierde su eficacia.
La mayor ventaja de este conjunto de prácticas es que constituye una especie de guía paso a paso sobre que acciones debemos emprender para mejorar algo siguiendo unos principios que resultan bastante obvios pero que muchas veces no aplicamos precisamente por no disponer de un sistema.
De hecho, en Japón es común que se implemente en el ámbito educativo. El fundamento psicopedagógico de esta técnica está referido al paradigma de la mejora continua para promover un cambio de cultura en las instituciones escolares, a partir de los rituales implementados por todos los integrantes de una comunidad escolar. Digamos que desde pequeños los japoneses se acostumbran a actuar de acuerdo a un estándar lógico y, como toda la sociedad actúa de esa manera, las empresas también lo hacen.
Podríamos decir, de hecho, que las 5S no fueron enseñadas de las empresas hacia la sociedad, sino a la inversa y estas sólo le dieron un nombre y las pusieron por escrito. La cultura japonesa, profundamente confucionista, de siempre ha seguido un orden estandarizado que prima la limpieza, tradición, orden y disciplina. Podríamos decir que las 5S son una representación de la cultura japonesa y suponer, dada la alta eficiencia de la que gozan los asiáticos, que algo se puede aprender de ella.
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