Si utilizas Gmail a diario para trabajar, estudiar o gestionar tus cosas personales, seguramente más de una vez has pensado que te vendría genial tener un pequeño sistema de notas rápidas y recordatorios integrados con tu correo. La buena noticia es que esto no solo es posible, sino que además tienes varias formas de hacerlo combinando Gmail con Google Keep, Google Tasks y extensiones específicas del navegador.
A lo largo de esta guía vamos a ver, paso a paso, cómo sacarle todo el partido a las notas y recordatorios vinculados con Gmail: desde crear notas simples en Google Keep hasta usarlas como avisos de tareas, ver tus recordatorios futuros, editar o borrar lo que ya no necesitas y, si quieres ir un poco más allá, aprovechar una extensión como Notes for Gmail para tener un panel de notas dentro del propio buzón.
Crear y gestionar notas con Google Keep desde el navegador
La forma más sencilla de empezar es apoyarte en Google Keep, que funciona como un bloc de notas online conectado a tu cuenta de Google y que se lleva de maravilla con Gmail, Google Calendar y Google Tasks para que puedas centralizar notas y avisos sin salir del ecosistema de Google.
Para crear una nota básica con Keep desde el ordenador, únicamente necesitas un navegador y tu sesión de Google iniciada. Accede a keep.google.com y verás el panel principal con tus notas, listas y recordatorios. En la parte superior aparece el cuadro para generar contenido nuevo, donde puedes empezar a escribir de inmediato y convertir tus ideas en notas rápidas perfectamente organizadas.
En la zona superior de la página de Keep encontrarás el campo “Tomar una nota”. Solo tienes que hacer clic ahí, escribir el texto que quieras guardar y, cuando lo tengas, pulsar en el botón de Listo para guardar la nota en tu colección. A partir de ese momento, quedará almacenada en tu cuenta y se sincronizará con el resto de dispositivos donde uses Google Keep.
Una vez que has empezado a acumular notas, es importante poder ordenarlas, editarlas y mantenerlas bajo control. Google Keep permite modificar el contenido cuando te haga falta, cambiar el título, mover la nota entre distintas secciones, añadir colores, etiquetas, listas de verificación e incluso enviarla al archivo cuando ya no la necesitas en tu vista principal pero quieres conservarla para más adelante.
Además de las notas individuales, Keep te deja compartir ciertos elementos con otras personas para trabajar en equipo. De esta manera, puedes convertir una nota concreta en un punto de colaboración con tus compañeros de trabajo, familia o amigos, permitiendo que otras cuentas de Google vean y editen el contenido en tiempo real. Basta con usar la opción de compartir, introducir la dirección de correo de las personas con las que quieres colaborar y asignarles acceso.
Configurar recordatorios en tus notas de Google Keep
El verdadero potencial de Keep aparece cuando empiezas a vincular tus notas con recordatorios programados por fecha y hora. Así, no solo guardas información, sino que te aseguras de que el sistema te avise justo cuando la necesitas, y además esos avisos pueden verse desde Google Tasks, Google Calendar o el propio Keep, según cómo se guarde el recordatorio.
Para crear un recordatorio desde el ordenador, entra en Google Keep y abre una nota ya existente o genera una nueva. En la parte inferior izquierda de esa nota verás el icono de “Recordarme”. Si haces clic ahí, se abrirá un cuadro de diálogo en el que se indica cómo y dónde se almacenará ese aviso, y a partir de ahí podrás definir con precisión la fecha, la hora e incluso la recurrencia del recordatorio.
Al pulsar en la opción de recordatorio, Keep puede mostrar dos tipos de mensaje. En uno de ellos aparece algo como “Recordarme más tarde: Tus recordatorios se guardan en Google Tasks”. Cuando ves este texto, significa que el recordatorio pasará a formar parte de Google Tasks y se sincronizará con tu Calendario de Google y con Keep, de manera que tendrás la tarea visible en varios servicios a la vez.
También es posible que aparezca otro mensaje diferente, del tipo “Recordarme más tarde: Guardado en Recordatorios de Google”. En ese caso, el aviso se quedará limitado a Google Keep y no se integrará con Google Tasks ni con tu calendario. Es importante fijarte en este detalle porque determina en qué apps aparecerán tus notificaciones posteriores.
Una vez dentro de la ventana de configuración, puedes elegir la fecha y hora concretas del aviso desde la sección “Elegir una fecha y hora”. Ahí tendrás la opción de marcar un día específico, un horario concreto y, si quieres, establecer una recurrencia para que la nota genere recordatorios repetitivos de forma automática (diarios, semanales, etc.). Cuando acabes, pulsa “Guardar” y luego cierra la nota con el botón de Cerrar; el recordatorio quedará vinculado a esa nota.
En el caso de que el recordatorio se haya almacenado en Google Tasks, hay algunos comportamientos adicionales a tener en cuenta. Por ejemplo, recibirás una notificación el mismo día en el que vence la tarea y, además, otra alerta 24 horas después si no la has marcado como completada. Esto ayuda a que no dejes pasar tareas importantes que se te hayan podido despistar el día anterior.
Si tienes varias aplicaciones de Google instaladas que pueden mostrar notificaciones de tareas (por ejemplo, distintas apps de correo o de calendario), el sistema solo enviará un aviso principal siguiendo una jerarquía interna de prioridad. Eso significa que no deberías volverte loco recibiendo el mismo recordatorio duplicado en media docena de sitios, ya que Google se encarga de centralizar la notificación en la app que considera más adecuada.
Editar y borrar recordatorios en Keep, Calendar, Tasks y Gemini
Cuando trabajas mucho con notas y tareas es normal que, con el tiempo, necesites retocar horarios, nombres o incluso eliminar gran parte de lo que tenías configurado. Por eso es clave saber cómo modificar o borrar recordatorios ya existentes, sobre todo si se encuentran sincronizados con otras herramientas de Google como Calendar o el propio Tasks.
Si tu recordatorio está guardado en Google Tasks, podrás cambiar la fecha y la hora desde varias aplicaciones distintas. En concreto, puedes editar el momento del aviso directamente desde Google Keep, desde el Calendario de Google, desde la app de Tasks o incluso desde Gemini, el asistente inteligente de Google. Sin embargo, hay una limitación importante: el título de la tarea solo se puede editar mediante Calendar, Tasks o Gemini, no desde Keep.
Para llegar a estos ajustes desde el ordenador utilizando Google Keep, ve de nuevo a la página principal de Keep y abre una nota que ya tenga asociada una alarma. En la parte inferior de la nota deberías ver un indicador con la hora o fecha del recordatorio que está activo en ese momento. Si haces clic sobre esa indicación, se abrirá la pantalla para modificar el recordatorio y podrás cambiar lo que necesites.
En el mismo lugar también encontrarás la opción de borrar el recordatorio por completo. Al activar la función de “Borrar recordatorio” se elimina el aviso, pero la nota permanece intacta. Esto es útil cuando quieres conservar la información, pero ya no necesitas que el sistema te avise sobre ella. Ten presente que, si borras una tarea desde Google Calendar o desde la app de Tasks, la nota a la que estaba asociada seguirá existiendo en Keep.
En caso de que lo que quieras sea deshacerte de todo, puedes optar por eliminar la nota que contiene el recordatorio, lo que implica borrar tanto el texto como la tarea asociada. También tienes la posibilidad de archivar la nota en lugar de eliminarla: si haces eso, la tarea de Google Tasks no se ve afectada, de modo que la tarea seguirá activa aunque la nota haya pasado al archivo de Keep. Esta flexibilidad te permite organizar tus avisos sin perder la información histórica que consideres relevante.
Consultar próximos recordatorios vinculados a tus notas
Conforme vas sumando tareas, se hace esencial contar con un lugar en el que puedas ver de forma rápida todas las notas que tienen un recordatorio pendiente. Google Keep ofrece una sección específica para esto, desde la que puedes revisar cuáles son tus próximos avisos y acceder a las notas que los originan con un solo clic.
Para acceder a la lista de próximos recordatorios desde el ordenador, entra en Google Keep y fíjate en la columna de la izquierda. En la parte superior verás el Menú principal, donde aparece la opción llamada “Recordatorios”. Al pulsar ahí, Keep filtrará tus notas para mostrar únicamente aquellas que tengan programado un recordatorio para una fecha futura.
Esta vista concentrada es muy útil para planificar tu día o tu semana, ya que podrás repasar en un momento cuáles son las notas que pronto dispararán una notificación. Además, desde esta misma sección puedes abrir cualquier nota con un solo clic, hacer los cambios que necesites en su contenido o en la programación del recordatorio, y volver de nuevo a la vista general de recordatorios para seguir revisando tu agenda personal.
En algunos casos, puede que descubras que tienes recordatorios que ya no están vinculados a ninguna nota concreta. Esto ocurre, por ejemplo, cuando ha habido cambios en el sistema de recordatorios o cuando se han modificado elementos antiguos. Google Keep te permite visualizar y gestionar estos recordatorios “huérfanos” desde el mismo menú.
Si dentro de la sección de “Recordatorios” aparece un aviso en la parte superior de la pantalla, significa que existen elementos no adjuntos a notas. Podrás pulsar en “Revisar” para acceder a ellos y ver la lista de recordatorios sueltos. A partir de ahí tienes dos opciones básicas: descartar la notificación que te informa de su existencia o eliminar directamente estos recordatorios que ya no están asociados a ninguna nota, manteniendo tu sistema de avisos lo más limpio posible.
Ajustar los horarios predeterminados de los recordatorios
Uno de los detalles que suele marcar la diferencia entre un sistema de recordatorios cómodo y otro que termina molestando es la capacidad de personalizar los horarios en los que quieres recibir las notificaciones. Google Keep permite cambiar las horas por defecto asignadas a los bloques de mañana, tarde y tarde-noche, lo que se refleja en la forma en que se configuran tus avisos rápidos.
Cuando creas un recordatorio en Keep, a menudo te propone franjas horarias genéricas del estilo “mañana” o “por la tarde”. Detrás de esas etiquetas hay valores fijos, pero no estás obligado a quedarte con lo que viene de fábrica. Puedes entrar en la configuración de Keep para ajustar esos rangos a los horarios que realmente encajan con tu rutina, por ejemplo, marcando la mañana a partir de las 9:00, la tarde desde las 15:00 o la franja de tarde-noche a partir de las 20:00.
Al modificar estos horarios predeterminados, cualquier recordatorio que en el futuro programes utilizando esas opciones rápidas se colocará automáticamente en el tramo horario que tú hayas definido. De esta forma, si sueles organizarte para revisar correos y tareas a primera hora, puedes hacer que todos los avisos de “mañana” salten a la hora que más te conviene, optimizando la forma en la que combinas Gmail, Keep y tus hábitos diarios de trabajo.
Este tipo de ajustes, aunque a primera vista parezcan menores, acaban teniendo un impacto notable en tu productividad, porque reducen la fricción a la hora de crear recordatorios y evitan que las notificaciones lleguen cuando menos te interesan. A la larga, se traduce en un sistema de notas y recordatorios mucho más afinado y adaptado a tu día a día, que es justo lo que necesitas cuando usas Gmail como eje central de tu actividad digital.
Usar Notes for Gmail para añadir notas dentro de tu bandeja
Además de la integración nativa con Keep, existe una opción muy interesante para quienes quieren ver notas directamente en la interfaz de Gmail: la extensión de navegador llamada Notes for Gmail, diseñada para Google Chrome. Esta herramienta amplía las funciones de tu bandeja de entrada añadiendo un sistema de notas que se integra con tus correos y con la vista general del buzón.
Una de las grandes bazas de Notes for Gmail es que te permite crear notas sueltas que funcionan casi como un tablón de anuncios dentro de Gmail. Puedes utilizarlas para apuntar tareas del día, ideas rápidas o cualquier cosa que quieras tener siempre visible cuando entres en tu cuenta de correo. Estas notas pueden mostrarse en la parte lateral de la interfaz o en zonas concretas según cómo esté diseñada la extensión en su versión actual.
En el editor que incorpora Notes for Gmail podrás dar formato al texto, crear listas con viñetas o listas numeradas, añadir hashtags para identificar mejor cada nota e incluso insertar imágenes en el contenido. De esta forma, no te limitas a un simple texto plano: puedes construir pequeñas fichas de información enriquecida y organizar tu bandeja con etiquetas visuales muy fáciles de localizar.
Otro punto interesante es que la extensión te deja añadir fechas límite a tus notas o configurar recordatorios aprovechando un icono específico de calendario. Cuando utilizas esa opción, la nota pasa a comportarse como una tarea con fecha, de modo que puedes usar Gmail como panel para controlar lo que tienes pendiente sin ir saltando continuamente entre apps distintas.
Notes for Gmail también se integra a nivel de conversación. Es decir, tienes la posibilidad de crear notas asociadas a correos individuales dentro de un hilo, o bien a todo el conjunto de mensajes de una conversación. Así puedes, por ejemplo, tomar apuntes sobre un proyecto concreto y anclar esa información al hilo de emails donde se discute el tema, logrando que cada conversación importante tenga sus propios comentarios y tareas asociadas.
Cuando añades una nota a un correo, la extensión suele crear automáticamente una etiqueta en ese mensaje para que sea muy sencillo localizar después todos los emails que llevan notas añadidas. De esta forma, sigues la misma dinámica de organización por etiquetas que propone Gmail, pero con un plus de información personalizada que tú mismo gestionas. Para empezar a usar todas estas funciones, solo tienes que instalar la extensión desde la Chrome Web Store, conceder los permisos que solicita y ajustar su configuración interna según tus preferencias.
A medida que te desplazas por tu buzón de Gmail verás los iconos de Notes for Gmail junto a los distintos elementos. Esto te permitirá, de un vistazo, saber dónde tienes anotaciones y, si lo necesitas, crear nuevas notas o modificar las existentes sin salir de la vista en la que estás. Así se convierte en una herramienta muy práctica para quienes desean tener un sistema de notas adherido directamente a los correos electrónicos, sin depender únicamente de Keep o Tasks.
Gracias a la combinación de Google Keep, los recordatorios sincronizados con Google Tasks y Calendar, y la posibilidad de usar extensiones como Notes for Gmail, puedes convertir Gmail en un auténtico centro de control para tus tareas, ideas y avisos. Manteniendo tus notas bien organizadas, programando recordatorios con horarios adaptados a tu rutina y aprovechando la integración entre servicios, es mucho más sencillo que ningún correo importante, tarea pendiente o apunte relevante se pierda en el caos diario del buzón.
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